Privacy policy

Gentile Genitore /Esercente la responsabilità genitoriale,
KISMET S.r.l., in qualità di Titolare del trattamento, fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali del genitore o tutore e del minore partecipante alla Finale Mondiale GEF 2027 – Il Festival Mondiale di Creatività nella Scuola. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (“Codice Privacy”), nonché dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza.

Titolare del trattamento e dati di contatto

Il Titolare del trattamento è: KISMET S.r.l.
Via Roma, 128 18038 Sanremo (IM) – Italia
E-mail: info@gef.it 

Tel: 0184 570300
La Sig.ra Sonja Viveka Fager è il referente interno designato da KISMET S.r.l. per la gestione delle richieste degli interessati relative al trattamento dei dati personali.

Categorie di dati personali trattati

KISMET S.r.l. potrà trattare, nei limiti di quanto necessario per l’iscrizione, la selezione, l’organizzazione e la partecipazione alla Finale Mondiale GEF 2027:
a) i dati identificativi e anagrafici del minore e del genitore o tutore, quali nome, cognome, luogo e data di nascita, nazionalità e residenza;
b) i dati di contatto, quali indirizzo, numero di telefono e indirizzo di posta elettronica;
c) i dati relativi alla scuola, all’associazione, al gruppo o all’organizzazione di appartenenza;
d) i dati contenuti nei documenti necessari a verificare l’identità, l’età, la responsabilità genitoriale e la sussistenza dei requisiti di partecipazione;
e) i dati relativi all’iscrizione, alla disciplina artistica, all’esibizione, alle selezioni, allevalutazioni e ai risultati ottenuti;
f) le fotografie, le registrazioni audio e le riprese audiovisive, nei limiti previsti dalle condizioni di partecipazione e dall’apposita liberatoria;
g) i dati amministrativi, contabili, fiscali, bancari e di pagamento;
h) eventuali ulteriori dati volontariamente forniti dall’interessato e pertinenti alla partecipazione all’evento.

Si invita a non comunicare dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, quali, a titolo esemplificativo, informazioni relative alla salute, salvo quando ciò sia strettamente necessario per tutelare la sicurezza e l’incolumità del partecipante o per consentire l’adozione di adeguate misure organizzative e di assistenza.

In tali casi, i dati saranno trattati esclusivamente nei limiti necessari e sulla base dellecondizioni previste dall’art. 9 GDPR e dalla normativa applicabile.

Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:
1. rispondere alle richieste di informazioni e svolgere le attività preliminari all’iscrizione. La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR;

2. gestire l’iscrizione, verificare i requisiti, organizzare e consentire la partecipazione alla Finale Mondiale GEF 2027, comprese le comunicazioni operative, la preparazione delle esibizioni, la predisposizione del programma, la gestione delle
selezioni, delle valutazioni, delle classifiche, dei diplomi, dei premi e dei riconoscimenti. La base giuridica è l’esecuzione del contratto, ai sensi dell’art. 6,
paragrafo 1, lettera b), GDPR;
3. adempiere agli obblighi amministrativi, contabili, fiscali e agli altri obblighi previsti dalla legge. La base giuridica è l’adempimento di un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera c), GDPR;
4. organizzare i servizi tecnici, logistici, alberghieri e di assistenza connessi alla partecipazione, quando previsti. La base giuridica è l’esecuzione del contratto, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera b), GDPR;
5. prevenire abusi, tutelare la sicurezza dell’evento, gestire eventuali contestazioni, reclami o controversie e accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare. La base giuridica è il legittimo interesse di KISMET S.r.l., ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera f), GDPR;
6. realizzare, registrare, documentare e promuovere la Finale Mondiale GEF 2027 attraverso fotografie, registrazioni audio e riprese audiovisive, comprese le eventuali trasmissioni televisive, la diffusione in streaming, la pubblicazione sui siti internet, sui canali social ufficiali, sui materiali promozionali e negli archivi storici del Festival. Tali trattamenti saranno effettuati nei limiti e alle condizioni indicati nell’apposita liberatoria sottoscritta dal genitore o tutore e sulla base giuridica applicabile al singolo utilizzo, compreso, quando necessario, il consenso ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettera a), GDPR.
L’eventuale trattamento dei dati per finalità promozionali o commerciali diverse da quelle strettamente connesse alla Finale Mondiale GEF 2027 sarà effettuato soltanto previa acquisizione di uno specifico consenso, ove richiesto dalla normativa applicabile.

Natura del conferimento e conseguenze dell’eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati indicati come obbligatori è necessario per verificare la sussistenza dei requisiti e consentire l’iscrizione e la partecipazione alla Finale Mondiale GEF 2027.

Il mancato conferimento, la comunicazione incompleta o inesatta dei dati necessari potrà comportare l’impossibilità di completare l’iscrizione, verificare i requisiti o consentire la partecipazione all’evento. 

Il consenso non è richiesto per i trattamenti necessari all’esecuzione del contratto, all’adempimento di obblighi legali o al perseguimento di un legittimo interesse del Titolare. 

Quando il trattamento è basato sul consenso, il conferimento è facoltativo e il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca. 

Le conseguenze dell’eventuale mancato consenso saranno specificamente indicate nella relativa richiesta o liberatoria.

Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l’interessato o presso il genitore o tutore, la scuola, l’associazione, il gruppo o l’organizzazione che provvede all’iscrizione del partecipante. 

Il soggetto che trasmette a KISMET S.r.l. dati personali riferiti ad altre persone dichiara di essere legittimato a comunicarli e si impegna a informare gli interessati del relativo trattamento. 

Il trattamento sarà effettuato con modalità cartacee, informatiche e telematiche e potrà comprendere operazioni di raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, utilizzo, comunicazione, estrazione, raffronto, limitazione, cancellazione e distruzione. KISMET S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, ai sensi dell’art. 32 GDPR, per proteggere i dati personali da perdita, distruzione, accesso non autorizzato, divulgazione, alterazione o utilizzo illecito. 

I dati saranno trattati esclusivamente da persone autorizzate e adeguatamente istruite dal Titolare o da soggetti esterni nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Destinatari e comunicazione dei dati

I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate nella presente informativa:
a) al personale e ai collaboratori autorizzati da KISMET S.r.l.;
b) ai componenti degli organi organizzativi, amministrativi, tecnici e artistici dell’evento;
c) ai componenti delle commissioni di selezione e delle giurie;
d) ai fornitori di servizi informatici, gestionali, di hosting, archiviazione, assistenza tecnica e comunicazione;
e) ai consulenti amministrativi, contabili, fiscali, assicurativi e legali;
f) ai teatri, alle strutture ospitanti, ai fornitori tecnici e agli altri soggetti coinvolti nell’organizzazione e nello svolgimento della Finale Mondiale GEF 2027;
g) alle agenzie di viaggio, alle strutture ricettive, ai vettori e agli altri fornitori di servizi connessi alla partecipazione, quando necessario e previsto dalle condizioni di partecipazione;
h) alle emittenti televisive, alle piattaforme di streaming, ai fotografi, ai videomaker, agli uffici stampa e ai mezzi di comunicazione, nei limiti previsti dalle condizioni di partecipazione e dall’apposita liberatoria;
i) alle banche, agli istituti di pagamento e agli altri soggetti incaricati della gestione delle operazioni economiche;
l) alle compagnie assicurative e ai soggetti incaricati della gestione di eventuali sinistri;
m) alle autorità pubbliche, agli organi ispettivi, alle autorità giudiziarie o agli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge o necessaria per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.
I soggetti esterni tratteranno i dati, secondo i casi, in qualità di autonomi Titolari del trattamento o di Responsabili del trattamento nominati da KISMET S.r.l. ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Salvo la pubblicazione o diffusione espressamente prevista dalle condizioni di partecipazione e dall’apposita liberatoria per fotografie, registrazioni, riprese, nominativi, esibizioni, classifiche e risultati dell’evento, i dati personali non saranno oggetto di diffusione.

Trasferimento dei dati verso Paesi terzi

Qualora, per l’utilizzo di fornitori informatici, piattaforme digitali, servizi di comunicazione, streaming, hosting o archiviazione, si renda necessario trasferire dati personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento sarà effettuato nel rispetto degli artt. 44-49 GDPR.

Il trasferimento potrà fondarsi su una decisione di adeguatezza della Commissione europea o sulle altre garanzie previste dal GDPR, comprese, ove applicabili, le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.

L’interessato potrà richiedere informazioni in merito agli eventuali trasferimenti e alle garanzie applicate scrivendo all’indirizzo info@gef.it.

Periodi di conservazione

I dati personali saranno conservati esclusivamente per il tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e nel rispetto dei termini previsti dalla legge. In particolare:
a) i dati relativi alle richieste di informazioni che non conducano all’iscrizione saranno conservati per il tempo necessario a fornire riscontro e, di regola, per non oltre 12 mesi dalla conclusione della richiesta, salvo che sia necessaria un’ulteriore conservazione per la gestione di contestazioni o per la tutela di un diritto;
b) i dati relativi all’iscrizione e alla partecipazione saranno conservati per tutta la durata del rapporto e, successivamente, per il periodo necessario alla conclusione delle attività organizzative e alla tutela dei diritti del Titolare;
c) la documentazione amministrativa, contabile e fiscale sarà conservata per dieci anni dalla conclusione del rapporto o per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile;
d) i dati necessari alla gestione di reclami, contestazioni o controversie potranno essere conservati fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili e, in caso di controversia, fino alla sua definitiva conclusione;
e) le fotografie, le registrazioni audio e le riprese audiovisive destinate alla documentazione, alla promozione e all’archivio storico del Festival potranno essere conservate per il periodo indicato nell’apposita liberatoria, tenuto conto della natura artistica, culturale, informativa, documentale e storica dell’evento. Alla scadenza dei rispettivi periodi di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati ulteriormente soltanto quando ciò sia richiesto o consentito dalla legge.

Processi decisionali automatizzati

I dati personali non saranno sottoposti a processi decisionali esclusivamente automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

Le valutazioni artistiche e le decisioni relative all’ammissione, alle classifiche e all’assegnazione dei premi saranno effettuate dalle commissioni e dalle giurie competenti secondo il regolamento della manifestazione. 

Diritti dell’interessato

Nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, l’interessato può esercitare i diritti riconosciuti dagli artt. 15-22 GDPR e, in particolare:
a) ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e accedere a tali dati;
b) ottenere la rettifica dei dati inesatti e l’integrazione dei dati incompleti;
c) ottenere la cancellazione dei dati personali, quando ricorrono i presupposti previsti dall’art. 17 GDPR;
d) ottenere la limitazione del trattamento, quando ricorrono i presupposti previsti dall’art. 18 GDPR;
e) ricevere, nei casi previsti dall’art. 20 GDPR, i dati personali forniti al Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e, ove tecnicamente possibile, ottenerne la trasmissione diretta a un altro titolare;
f) opporsi, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento fondato sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 21 GDPR;
g) opporsi in qualsiasi momento al trattamento effettuato per finalità di marketing diretto;
h) revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
i) proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito www.garanteprivacy.it, fatto salvo il diritto di proporre ricorso davanti all’autorità giudiziaria competente.
I diritti relativi ai dati personali del minore possono essere esercitati dal genitore, dal tutore o dal soggetto che esercita la responsabilità genitoriale, fermo restando il diritto del minore a ricevere informazioni adeguate alla sua età e capacità di comprensione.

Modalità di esercizio dei diritti

Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere presentate:
a) mediante e-mail all’indirizzo info@gef.it;
b) mediante comunicazione scritta indirizzata a KISMET S.r.l., Via Roma, 128 – 18038 Sanremo (IM), Italia.
Il Titolare fornirà riscontro senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Tale termine potrà essere prorogato di ulteriori due mesi nei casi previsti dall’art. 12 GDPR, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. In caso di proroga, l’interessato saràinformato entro un mese dal ricevimento della richiesta.
Prima di dare seguito alla richiesta, KISMET S.r.l. potrà richiedere le informazioni strettamente necessarie per verificare l’identità del richiedente e, quando la richiesta riguarda un minore, la sua legittimazione a esercitarne i diritti.

Aggiornamento dell’informativa

La presente informativa potrà essere aggiornata qualora intervengano modifiche nelle modalità del trattamento, nei servizi utilizzati o nella normativa applicabile.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali ufficiali del GEF.

Data di aggiornamento: agosto 2026